各所、處（室及中心）、研究生學院和經(jīng)理日報社：
    為了進一步促進辦文規(guī)范化、制度化、科學化，提高公文處理效率和質(zhì)量，依據(jù)國家和省政府公文處理有關(guān)規(guī)定，現(xiàn)結(jié)合我院實際，就進一步規(guī)范公文處理程序通知如下：
    一、收文管理
    凡黨政辦公室接收的各級公文，均由辦公室行秘科（以下簡稱“行秘科”）統(tǒng)一簽收、拆封、登記和管理。傳真或電話通知，行秘科要做好記錄并及時送有關(guān)領(lǐng)導批示。開會領(lǐng)取或有關(guān)部門交帶的公文，經(jīng)手的同志要及時把公文交由行秘科登記處理。
    收文辦理的主要程序為：簽收、登記、分發(fā)、擬辦、批辦、承辦、催辦、辦結(jié)歸檔。
    （一）簽收、登記。上級機關(guān)或其他部門、單位送來的公文，由行秘科負責簽收。公文拆封由行秘科辦理，其他人員非經(jīng)同意不得私自拆封；標明領(lǐng)導姓名“親收”的公文、信函，應交領(lǐng)導本人自己處理。行秘科收文后，登記填寫《文件處理簽》、《閱辦文件處理簽》和《交辦文件處理簽》，在收文后的1個工作日內(nèi)送辦公室負責人簽寫擬辦意見。
    （二）分發(fā)、擬辦。根據(jù)來文性質(zhì)可分為傳閱件和擬辦件兩大類。對于非承辦性的公文，根據(jù)院領(lǐng)導的批示，由行秘科登記后分發(fā)各有關(guān)領(lǐng)導或處室傳閱，并作好記載，傳閱后及時收回。擬辦件由行秘科填寫閱示單，由辦公室負責人提出擬辦意見后分送有關(guān)領(lǐng)導批示。
    （三）審稿、批辦、承辦。為提高辦文實效，領(lǐng)導簽閱要簽明閱文時間，批辦意見要明確、具體，注明辦理時限、主辦單位或主辦人；對需要兩個以上部門辦理的，批示或擬辦意見中應當明確主辦部門。文件由行秘科負責傳送，傳閱性公文在3天內(nèi)閱知后交還黨政辦公室，無特殊原因，文件不能橫傳。凡領(lǐng)導的批示件，應由行秘科送達有關(guān)部門和人員按領(lǐng)導批示和文件要求及時辦理。
    （四）催辦。行秘科按交辦件的要求適時催辦。
    （五）辦結(jié)歸檔。文件辦結(jié)后，立即將文件移交給行秘科進行歸檔處理。
    二、發(fā)文管理
    發(fā)文辦理的主要程序為：草擬、核稿、審核、簽發(fā)、印發(fā)、辦結(jié)歸檔。
    （一）草擬。按照“誰承辦，誰擬稿”的原則，一般由主辦單位擬稿。對擬稿的要求是：所擬文稿內(nèi)容要符合法律法規(guī)、方針政策，反映情況要真實、準確，文字規(guī)范，文章精煉，結(jié)構(gòu)嚴謹，人名、地名、數(shù)字、引文、主題詞準確無誤。擬制緊急公文時，應體現(xiàn)緊急的原則，并根據(jù)實際需要確定緊急程序。擬文一般應以打印件送審（同時將電子文檔送交打印室），并附有關(guān)依據(jù)材料，包括有關(guān)文件、材料、領(lǐng)導批示及相關(guān)依據(jù)文字等，附件可用復印件。以院黨委、行政名義的發(fā)文，需用發(fā)文擬稿紙，其標題、主題詞、主送、抄送、擬稿單位、擬稿人等均應填寫清楚。
    （二）核稿。文稿送文秘科進行文書處理后，送擬稿單位負責人審核。對核稿的要求是：重點審核是否需要行文，是否經(jīng)過協(xié)商、會簽，文種使用、行文格式、文字表述、報送單位、緊急程度、密級等是否符合規(guī)范，并按要求修改完善。文稿內(nèi)容涉及有關(guān)部門的應交有關(guān)部門會簽。
    （三）審核。黨政辦公室負責人負責審核文稿并提出審核意見。對審核的要求是：重點審核文稿內(nèi)容依據(jù)是否充分，情況是否屬實，政策措施是否恰當，與工作是否相一致。
    （四）簽發(fā)。院黨委、行政（含辦公室）發(fā)出的文件，按照規(guī)定的職責權(quán)限，經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導審定、簽發(fā)。院領(lǐng)導明確簽署審定及發(fā)文的意見，并將姓名和年、月、日用鋼筆或簽字筆、毛筆書寫齊全。
    （五）印發(fā)。文件簽發(fā)后交文秘科編號、核實印發(fā)份數(shù)、填發(fā)打印通知單由打印室負責印刷。復核、校稿工作由擬稿人負責。文件打印必須保質(zhì)保量，特急件限時印發(fā)，急件一天內(nèi)印發(fā)，一般性文件三天內(nèi)印發(fā)。
    （六）辦結(jié)歸檔。文件印發(fā)后，擬文單位將底稿連同兩份正式文件送文秘科統(tǒng)一存檔，制發(fā)的文件或需對外發(fā)送的有關(guān)資料，由主辦單位按照發(fā)送范圍及時發(fā)送。立卷時要反映文件形成過程，完整有序，不得缺漏。
    三、文件借閱
因工作需要借閱有關(guān)文件的，要及時向黨政辦公室辦理登記借閱等有關(guān)手續(xù)；復制文件需經(jīng)辦公室負責人批準。機密性文件的借閱，需征得辦公室負責人同意，在指定地點借閱。
           
                                                                                                                                                               二○○八年二月二十八日